Muitas distribuidoras ainda utilizam uma Planilha para depósito de gás para fazer a organização interna da empresa, organizar as finanças, as vendas, o contrato com os colaboradores, estoques e entre outras coisas.
Desde que as empresas se inseriram no meio digital, as planilhas organizacionais se tornaram uma ferramenta muito interessante, que melhoraram a qualidade da arrumação dos processos das distribuidoras.
Apesar disso, atualmente, com o avanço das tecnologias digitais, novas ferramentas foram construídas para aprimorar ainda mais o planejamento e organização das distribuidoras de gás. Nesse sentido, não recomendamos mais a utilização de planilhas, e falaremos por que.
Confira a seguir 5 motivos para não utilizar planilhas como controle das vendas e do estoque das distribuidoras de gás de cozinha.
Perda de dados
Muitas das ferramentas utilizadas como planilhas não possuem um backup necessário para salvar os dados de maneira segura e responsável.
Sem essa estratégia de salvamento automático e armazenamento em uma plataforma que atualiza automaticamente, os dados podem ser perdidos a qualquer hora.
Pensamos assim: o profissional responsável pela atualização da planilha está fazendo o fechamento das contas e do estoque, e no meio do processo o computador sofre algum problema e desliga. Com isso, sem um instrumento de salvamento e armazenamento, os dados não serão salvos, e todo processo de um dia pode ser perdido.
Além disso, em situações mais extremas, em que o computador pára de funcionar de maneira definitiva e não existe uma cópia do arquivo salvo na planilha, os processos, além do atualizado naquele dia, serão inutilizados.
Falta confiança
Uma planilha para depósito de gás também não gera confiança para os donos das distribuidoras, principalmente pela falta de informação sobre quando os arquivos foram atualizados.
Sem saber quem atualizou o arquivo da planilha e quem fez esse processo, a Planilha para depósito de gás é um instrumento que está sujeito a fraudes ou equívocos, e os donos não consiguirão encontrar os responsáveis por isso.
Falta de compatibilidade
Uma planilha do excel, por exemplo, não possui uma compatibilidade adequada. Essas planilhas são criadas em um computador, e precisam ser modificadas sempre no mesmo aparelho.
Em situações mais problemáticas, em que os profissionais precisam fazer as atualizações necessárias em outro espaço, além da própria distribuidora, isso não seria possível, pois o computador teria que permanecer naquele local.
Por isso, uma Planilha para depósito de gás deixa muito a desejar nesse sentido, sendo recomendado escolher outras soluções que tenham um poder e a capacidade de compartilhar os dados para outros aparelhos, sejam celulares ou computadores.
Além disso, ela não integra com aplicativos de entrega ou outros softwares utilizados pela distribuidora de gás.
Ferramentas que não são intuitivas
Controles modernos requerem ferramentas intuitivas, que trabalhem para facilitar o seu trabalho, e não dificultar.
Uma Planilha para depósito de gás não possui essa intuição. Todos os dados devem ser redigidos e colocados pelos profissionais. Apesar de existirem instrumentos para realizar os cálculos, tornando um pouco mais prático a atuação das planilhas, outros processos não são intuitivos como desejado.
Demora nas atualizações
Com a falta de intuição das planilhas, o tempo de atualização é mais demorado, fazendo com que os profissionais dessa área tenham que demorar muito tempo nesses procedimentos, podendo atrasar todo o trabalho das distribuidoras.
Por que é necessário ferramentas mais modernas do que uma planilha para depósito de gás?
O ramo de distribuição de gás é muito concorrido, visto que, o gás de cozinha é um elemento fundamental para a vida das pessoas.
Dessa maneira, é muito importante estar no mesmo nível dos concorrentes ou acima deles, ganhando preferência dos clientes na hora da compra.
A organização das vendas, do estoque, das finanças da empresa, pagamento dos funcionários, pagamentos tributários, entre outras coisas, são fatores que influenciam diretamente na qualidade da empresa;
Portanto, garantir que esses processos de controle sejam os mais efetivos possíveis, se sobressaindo em relação às concorrentes do mercado, é uma excelente maneira de sair na frente e ganhar a preferência dos consumidores, gerando engajamento e confiabilidade para que as vendas aumentem com o passar do tempo.
Software de venda de gás X Planilha para depósito de gás?
Como a Planilha para depósito de gás é uma ferramenta que não atende as demandas atuais das distribuidoras, é fundamental encontrar novas soluções e equipamentos para suprir essa necessidade organizacional.
Atualmente, uma das formas mais eficientes e práticas de conseguir um instrumento de controle e organização dos processos externos, principalmente do controle das vendas e do estoque, é utilizando um software ou programa de revenda de gás.
Um software de revenda de gás possui ferramentas intuitivas, que tornam o trabalho organizacional mais prático e eficiente. Além disso, ele consegue integrar todos os setores das distribuidoras.
Um exemplo prático é o seguinte: uma venda foi efetuada por um funcionário, e é necessário retirar o gás de cozinha da lista do estoque. Com o software, os comandos realizam isso automaticamente, basta computar que a venda foi efetuada e qual o número referente ao gás de cozinha vendido.
O programa ainda possui outras capacidades importantes, como produção de relatórios automáticos, disk gás, nele podem ser elaborados Planilha para depósito de gás mais eficientes e qualificadas que automatizam os processos das distribuidoras e qualificam o serviço oferecido.
Dessa maneira, os softwares, além de oferecerem o mesmo sistema que uma Planilha para depósito de gás, também possuem uma série de capacidades modernas que tornam a vida dos funcionários e empresários mais automática, podendo ser um ótimo parceiro na busca por novos clientes e na luta para aumentar as vendas.
Conclusão sobre utilizar planilha para depósito de gás
Podemos concluir com o artigo que uma Planilha para depósito de gás é uma ferramenta desatualizada, e por isso não recomendamos. Atualmente, existem outros mecanismos de conseguir organizar as vendas e os procedimentos internos de uma distribuidora, como a utilização de um software de revenda de gás. Esses softwares possuem tecnologias modernas que tornam mais prática todas as ações de vendas e controle de estoque, e por isso fazem com que as distribuidoras ganham destaque em relação às outras que ainda não possuem. Portanto, atualmente, recomendamos que as distribuidoras “abandem” a velha prática de utilizar apenas uma planilha para salvar os dados e organizar as vendas, e busquem novas ferramentas que podem melhorar a produção.
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